Cuando los sistemas obsoletos empiezan a interponerse en el camino del crecimiento, no se trata sólo de un inconveniente, sino de una amenaza para su trayectoria de crecimiento. Esa era la realidad de nuestro cliente, Agri-Sure, una empresa que ofrece cobertura de equipos para maquinaria agrícola en todo Estados Unidos. Su servicio era valioso y demandado, pero sus operaciones estaban ancladas en el pasado: flujos de trabajo basados en papel, tecnología inflexible y cero automatización. Estaba claro que necesitaban algo más que una nueva plataforma: necesitaban una base digital escalable.

Así es como transformamos todas sus operaciones utilizando toda la potencia del ecosistema de HubSpot, dotándoles de automatización, visibilidad y confianza para escalar más allá de sus fronteras.

El reto: Un negocio frenado por sistemas manuales

Agri-Sure opera con un modelo B2B2C, vendiendo cobertura de equipos a través de una red de concesionarios agrícolas. Aunque su producto era fundamental para proteger la maquinaria de los agricultores, sus sistemas internos no eran nada eficientes.

Los representantes de ventas tenían que visitar físicamente a los concesionarios para dejar la documentación. Los formularios de cobertura se rellenaban manualmente, se enviaban fuera de línea y se controlaban mediante hojas de cálculo. No se sabía con certeza qué concesionario había vendido qué ni a cuánto ascendían los pagos. La dirección tenía que recurrir a llamadas telefónicas y comprobaciones manuales para obtener información básica.

Su sitio web también era parte del problema: basado en un CMS rígido con plantillas codificadas, era casi imposible de actualizar para los equipos internos. Carecía de flexibilidad y capacidad de respuesta, y no era compatible con necesidades multilingües o multiregionales.

En resumen, la empresa se había quedado pequeña. Para crecer, necesitaban una automatización real, un sistema de datos centralizado y una infraestructura escalable.

La visión: Construir un ecosistema digital inteligente y escalable

Desde el principio, nuestro objetivo fue claro: ir más allá de una simple migración de plataforma y diseñar una transformación empresarial completa. Nos centramos en tres resultados clave:

• Eficiencia operativa: Eliminar los procesos manuales y agilizar los flujos de trabajo de los distribuidores.
• Transparencia de los datos: Crear un sistema de registro centralizado con visibilidad en tiempo real.
• Escalabilidad: Construya una base que soporte la expansión regional y el crecimiento a largo plazo.

Para ello, desarrollamos un plan por fases, desde el rediseño del sitio web de cara al público hasta la creación de herramientas personalizadas para distribuidores dentro del ecosistema de HubSpot.

Fase 1: Migración y rediseño del sitio web

Empezamos por reconstruir su sitio web utilizando HubSpot CMS Hub Enterprise. Este nuevo sitio tenía que servir tanto a los usuarios externos (distribuidores y clientes potenciales) y los equipos internos que necesitaban flexibilidad para actualizar el contenido sin tiempo de desarrollo. Lo conseguimos:

• Una completa revisión visual y UX
• Módulos de arrastrar y soltar para facilitar la edición
• Diseño adaptable a todos los dispositivos
• Arquitectura multilingüe para una futura internacionalización

Al integrar el sitio directamente en el CRM de HubSpot, también creamos rutas de captación de clientes potenciales y personalización de contenidos sin fisuras, con lo que su sitio dejó de ser un folleto estático para convertirse en un motor de crecimiento.

Fase 2: HubSpot Onboarding & Automation Setup

A continuación, sentamos las bases para la estructura de datos y la automatización. Implementamos HubSpot:

• Sales Hub Enterprise para realizar un seguimiento de los pipelines de los distribuidores y las ventas de cobertura
• Marketing Hub Enterprise para la nutrición de clientes potenciales, campañas de correo electrónico y procesos de incorporación.
• Service Hub Enterprise para los flujos de trabajo de asistencia al concesionario y los bucles de retroalimentación
• Objetos y propiedades personalizados para representar las relaciones con los concesionarios y la cobertura de productos
• Flujos de trabajo automatizados para notificaciones, actualizaciones de ventas y seguimientos

Esta fase aportó alineación interna y sentó las bases para una automatización escalable.

Fase 3: Un portal de distribuidores personalizado construido con la API de HubSpot.

El núcleo de la transformación fue la creación de un portal seguro y de autoservicio para distribuidores.

Utilizando la funcionalidad de suscripción de HubSpot, creamos inicios de sesión personalizados para cada distribuidor. A partir de ahí, creamos capas de personalización avanzadas:

• Páginas personalizadas con JavaScript, CSS y HubDB para contenido dinámico.
• GraphQL para consultas de datos en tiempo real y visualización de cuadros de mando
• Acciones personalizadas de flujo de trabajo para gestionar la lógica y las excepciones específicas del distribuidor
• Correos electrónicos programables que activaban actualizaciones relevantes en función del estado en tiempo real.

*Sólo datos de demostración. No se muestra información real del cliente.

• Registrar una venta en minutos (en lugar de días)
• Ver el estado de la cobertura enviada
• Activar automáticamente procesos internos sin fricciones

Formación y adopción: Capacitar a las personas, no sólo a los sistemas

El éxito de una migración no se limita a la tecnología, sino que se consigue cuando las personas la adoptan. Trabajamos estrechamente tanto con el equipo interno como con su red de distribuidores para garantizar la confianza y la adopción.

A través de la incorporación práctica y la asistencia continua, cambiamos la mentalidad. Los concesionarios que antes temían el proceso de enviar una venta ahora tenían una herramienta que querían utilizar. Los equipos internos que estaban atascados por el trabajo manual ahora podían centrarse en el crecimiento, no en la extinción de incendios.

Los resultados: Una plataforma para una expansión segura

Los resultados hablan por sí solos:

• El compromiso de los distribuidores se disparó: Las herramientas sin fricciones propiciaron una venta más activa.
• Las ventas aumentaron: La simplificación de los procesos facilitó a los concesionarios la oferta de coberturas y a los clientes la aceptación de las mismas.
• La dirección ganó visibilidad: Los paneles de control en tiempo real proporcionaron al equipo información instantánea sobre el volumen de ventas, el rendimiento de los concesionarios y las previsiones de ingresos.
• El negocio creció: Lo que comenzó como una operación centrada en EE.UU. se está trasladando ahora a Latinoamérica, con el apoyo de capacidades multilingües y sistemas escalables.

Reflexiones finales: De la migración a la transformación

Este proyecto no consistía únicamente en trasladar plataformas. Se trataba de transformar el funcionamiento de una empresa: de analógico a automatizado, de reactivo a basado en datos.

Al combinar la planificación estratégica, el diseño centrado en el usuario y toda la potencia de la API y los Enterprise Hubs de HubSpot, ayudamos a Agri-Sure a evolucionar hacia una empresa moderna, escalable y preparada para el crecimiento. Y lo que es más importante, no les obligamos a adaptarse a un sistema, sino que creamos un sistema que se adaptaba a su negocio.

Así es la excelencia en la migración de plataformas cuando se hace bien. Y esto es sólo el principio.