Cada institución educativa es única. Un colegio privado, una universidad pública y una academia de idiomas tienen necesidades muy distintas, desde cómo gestionan las admisiones hasta cómo mantienen la relación con sus exalumnos. Sin embargo, la mayoría de los CRM genéricos obliga a que todas estas organizaciones trabajen bajo un mismo molde, lo que genera procesos rígidos y datos dispersos.
Con HubSpot esto cambia. Gracias a los objetos personalizados, el CRM se ajusta a la forma en que tu institución realmente funciona, reflejando procesos propios como programas académicos, becas o solicitudes de admisión. Como partners de HubSpot, hemos visto cómo esta flexibilidad ayuda a que las instituciones educativas centralicen su información y trabajen de manera más ágil.
En un CRM tradicional, los datos se agrupan en categorías estándar como contactos, empresas o negocios. HubSpot va más allá: con los objetos personalizados, cada institución puede definir qué entidades son relevantes en su gestión diaria.
Por ejemplo, una universidad puede crear un objeto para Solicitudes de admisión, con campos específicos para carrera, estado del proceso o fecha de aplicación. Una academia de música puede diseñar un objeto Curso, en el que registre modalidad, nivel y cupos disponibles. Incluso un colegio puede configurar un objeto Beca para dar seguimiento a los beneficios otorgados a sus estudiantes.
De esta forma, el CRM no es una herramienta genérica: se convierte en un sistema diseñado a la medida de cada organización educativa.
El sector educativo maneja procesos complejos que cambian de institución en institución. Mientras unas necesitan hacer un seguimiento masivo de postulantes, otras ponen el foco en la retención de estudiantes o en la gestión de donaciones de exalumnos.
La falta de personalización genera problemas: información fragmentada en hojas de cálculo, duplicación de esfuerzos entre áreas y un seguimiento inconsistente a los estudiantes. Con los objetos personalizados de HubSpot, todo se organiza en un mismo lugar, lo que permite que marketing, admisiones y administración trabajen sobre una sola fuente de verdad.
Esto no solo mejora la eficiencia interna, sino que impacta directamente en la experiencia del estudiante: recibe respuestas más rápidas, comunicaciones relevantes y un proceso mucho más claro desde la postulación hasta la graduación.
Imagina el área de admisiones de una universidad. Cada vez que un estudiante completa un formulario en la web, HubSpot crea automáticamente una solicitud de admisión vinculada al postulante y al programa elegido. El equipo de admisiones puede ver en qué etapa está cada caso, recibir alertas cuando falte documentación y enviar recordatorios automáticos. Así se reduce al mínimo la pérdida de prospectos en el camino.
En la gestión académica, los objetos personalizados permiten organizar programas, cursos y asignaturas. Cada curso puede tener sus propiedades (duración, modalidad, profesor asignado) y vincularse con los estudiantes matriculados. Con esto, las áreas académicas y administrativas tienen visibilidad total sobre la ocupación de clases o la popularidad de cada programa.
Incluso el área de relaciones con exalumnos se beneficia. Con un objeto “Donación” o “Beca” se puede dar seguimiento a los aportes de egresados y benefactores, segmentar campañas de recaudación y medir el impacto de cada iniciativa.
Lo que distingue a HubSpot no es solo la posibilidad de crear objetos personalizados, sino la manera en que se integran con el resto de la plataforma. Cada objeto se conecta con contactos, workflows, correos automatizados y dashboards, lo que significa que los datos no quedan aislados.
Esto ofrece tres ventajas clave:
Flexibilidad total: la institución diseña el CRM a su medida.
Automatización integrada: cada cambio en un objeto puede disparar acciones automáticas (ej. enviar un correo de aceptación al cambiar el estado de una solicitud).
Reportes completos: dashboards que muestran métricas como la tasa de admisión, la retención de estudiantes o el impacto de las donaciones.
En resumen: con HubSpot, no tienes que adaptar tu institución al CRM. El CRM se adapta a ti.
La implementación es más sencilla de lo que parece. El primer paso es mapear los procesos actuales de tu institución: admisiones, programas académicos, gestión de exalumnos, etc. Después, se definen qué entidades deben transformarse en objetos personalizados dentro de HubSpot.
Con esa base, se configuran propiedades, pipelines y automatizaciones simples, como correos de bienvenida o recordatorios de documentos pendientes. Finalmente, es fundamental capacitar al equipo para que todos comprendan cómo usar el sistema y aprovechar los reportes para mejorar de manera continua.
Como partners de HubSpot, acompañamos a instituciones en este proceso, asegurando que el CRM refleje fielmente la forma en que trabajan y que cada flujo de datos se traduzca en una mejor experiencia para estudiantes y postulantes.
Cada institución educativa es distinta, y su CRM debería reflejarlo. Con los objetos personalizados de HubSpot, los colegios, universidades y academias pueden gestionar sus procesos de manera flexible, centralizada y eficiente, creando una experiencia superior para estudiantes y exalumnos.