La digitalización está transformando la manera en que las instituciones educativas operan, se comunican y gestionan estudiantes. En este contexto, la automatización en educación ya no es un lujo, sino una necesidad para optimizar procesos, ahorrar tiempo y ofrecer experiencias más personalizadas.
Con un CRM como HubSpot, las universidades, colegios y academias pueden automatizar desde la captación de postulantes hasta la comunicación con estudiantes y exalumnos. Como partners de HubSpot, hemos visto cómo los flujos de trabajo bien diseñados reducen tareas repetitivas y liberan al equipo para enfocarse en lo más importante: el éxito de los estudiantes.
La automatización en educación se refiere al uso de tecnología para ejecutar tareas de manera automática, reduciendo la intervención manual.
Algunos ejemplos son:
Correos de recordatorio sobre fechas de inscripción.
Asignación automática de un postulante a un asesor.
Envío de encuestas de satisfacción al finalizar un curso.
El objetivo no es reemplazar al personal, sino darle más tiempo para enfocarse en interacciones de mayor valor humano.
Muchas instituciones aún enfrentan problemas como:
Demoras en responder a postulantes, lo que hace que se pierdan oportunidades de matrícula.
Falta de seguimiento a estudiantes, que genera baja retención.
Procesos manuales que consumen tiempo: enviar correos uno a uno, registrar interacciones en hojas de cálculo, etc.
Comunicación poco personalizada, que no conecta con las expectativas del estudiante moderno.
Aquí es donde los flujos de trabajo de HubSpot entran en acción.
Los Workflows de HubSpot son una funcionalidad que permite automatizar procesos completos. En educación se pueden aplicar en distintos niveles:
Enviar correos automáticos tras descargar un folleto o registrarse en un formulario.
Asignar prospectos a un asesor de admisiones según programa de interés.
Nutrir al postulante con contenido educativo hasta que complete su solicitud.
Enviar recordatorios de pagos o documentos pendientes.
Automatizar correos de bienvenida al inicio de semestre.
Lanzar encuestas automáticas de satisfacción al finalizar un curso.
Campañas automatizadas de invitación a eventos.
Recordatorios periódicos para contribuir a fondos o becas.
Segmentación automática según año de graduación o programas cursados.
HubSpot destaca frente a otros CRM porque permite modelar estas etapas con objetos personalizados (admisiones, programas, cursos) y conectar toda la comunicación en una sola plataforma.
La automatización permite que tareas repetitivas, como enviar correos de seguimiento o asignar postulantes, se realicen sin intervención manual, liberando tiempo para que el equipo se enfoque en la atención al estudiante.
Con HubSpot, los mensajes se pueden personalizar según programa, etapa del estudiante o interés, mejorando la experiencia y aumentando la tasa de conversión en admisiones. Además, centraliza toda la información, facilitando la coordinación entre marketing, admisiones y administración, y ofreciendo reportes claros en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos.
Admisiones: cuando un estudiante completa un formulario, HubSpot crea automáticamente un registro, asigna un asesor y envía un correo de bienvenida.
Matrícula: recordatorios automáticos sobre documentos o pagos pendientes, asegurando que los estudiantes completen el proceso sin esfuerzo adicional del equipo.
Exalumnos: campañas automáticas para eventos o donaciones, manteniendo la relación activa de manera sencilla.
Estos flujos permiten ofrecer una experiencia más fluida y personalizada en cada etapa del ciclo educativo.
Define objetivos claros: captar postulantes, mejorar retención o fortalecer exalumnos.
Mapea procesos actuales: identifica interacciones que se pueden automatizar.
Implementa flujos simples primero: correos de bienvenida, recordatorios o asignación de asesores.
Capacita al equipo: para aprovechar HubSpot al máximo y asegurar adopción.
Mide y ajusta: utiliza dashboards para optimizar flujos según resultados reales.
Con estos pasos, la automatización deja de ser compleja y se convierte en un aliado estratégico para optimizar procesos y mejorar la experiencia educativa.
Si necesitas ayuda para implementar la automatización en tu institución, agenda tu consultoría con nosotros y descubre cómo HubSpot puede optimizar tus procesos educativos.